KI im Unternehmen: Starten Sie mit einem Pilotprojekt

In Ihrem Team ist künstliche Intelligenz längst Thema. Die schwierigere Frage lautet: Wo kann sie im Unternehmen tatsächlich helfen, und wie lässt sie sich einführen, ohne vermeidbare Risiken zu schaffen?

Ein sinnvolles KI-Projekt beginnt bei der konkreten Arbeit. Ich begleite Unternehmen vom ersten Gespräch über eine gründliche Bestandsaufnahme bis zu einem fokussierten Pilotprojekt. Anschließend werten wir die Ergebnisse aus, damit die nächsten Entscheidungen auf nachvollziehbaren Erkenntnissen beruhen. Datenschutz und die Anforderungen des EU AI Act fließen von Anfang an ein. Auch die Schulung Ihres Teams gehört dazu.

Beginnen Sie mit einer konkreten Aufgabe

Oft startet die Suche mit einer Produktvorführung. Danach wird nach einer passenden Aufgabe gesucht. Sinnvoller ist es, bei wiederkehrender Arbeit anzusetzen, die ein Team ausbremst. Beschäftigte verbringen zum Beispiel viel Zeit damit, eingehende Anfragen zu sortieren oder routinemäßige Antworten zu entwerfen.

Solche Beispiele zeigen mögliche Ansatzpunkte. Ob sich ein KI-Einsatz eignet, hängt von der Aufgabe und den verfügbaren Daten ab. Ein Prozess kann zunächst passend wirken, obwohl die Informationen unvollständig oder sensibel sind. Manchmal liegt die Herausforderung beim Zugriff. Im Erstgespräch klären wir das Ziel und die Rahmenbedingungen für einen sinnvollen nächsten Schritt. Dabei betrachten wir auch, wer von der Lösung betroffen sein könnte.

Das Erstgespräch ist kostenlos. Wir sprechen über Ihre Fragen, die betreffenden Abläufe und darüber, ob eine ausführliche Bestandsaufnahme sinnvoll wäre.

Eine Bestandsaufnahme zeigt, wo KI passen kann

Gibt es eine vielversprechende Richtung, folgt eine detaillierte Bestandsaufnahme. Gemeinsam betrachten wir relevante Arbeitsabläufe und Systeme. Wir klären, wer die Lösung nutzen würde und wer von ihren Ergebnissen betroffen sein könnte. Anschließend legen wir fest, woran sich ein verlässliches Ergebnis erkennen lässt.

So lässt sich eine KI-Chance von einer Aufgabe unterscheiden, für die sich eine Prozessänderung oder herkömmliche Automatisierung eher eignet. Wenn KI sinnvoll erscheint, grenzen wir einen konkreten Anwendungsfall ab und legen die Voraussetzungen für einen Test fest.

Die Bestandsaufnahme kann auch eine Prioritätenliste für die Geschäftsleitung ergeben. Für jeden möglichen Anwendungsfall halten wir fest, welches Problem er angeht und welche Informationen dafür nötig wären. Außerdem beschreiben wir, wie sich die Lösung auf die Arbeit der Beschäftigten auswirken könnte. So lässt sich ein aussichtsreicher Versuch besser mit dem Aufwand vergleichen, der für seine Umsetzung nötig wäre. Manche Ideen setzen zunächst sauberere Daten oder einen angepassten Ablauf voraus. Wenn diese Voraussetzungen früh sichtbar werden, lässt sich die weitere Arbeit realistischer planen.

Auch Fragen zur verantwortungsvollen Nutzung kommen früh auf den Tisch. Je nach Anwendungsfall sollte das Unternehmen personenbezogene Daten, Zugriffsrechte, Speicherfristen und das Risiko fehlerhafter Ergebnisse prüfen. Die DSGVO enthält Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten, darunter Datenminimierung und Sicherheit. Wie sie anzuwenden sind, hängt von den konkreten Daten und Verarbeitungsvorgängen ab. Der Verordnungstext zur DSGVO auf EUR-Lex ist die maßgebliche Quelle.

Testen Sie einen Anwendungsfall im Pilotbetrieb

Ein Pilotprojekt macht aus den Erkenntnissen der Bestandsaufnahme einen überschaubaren Test. Vor dem Start halten wir fest, wie die Aufgabe bisher erledigt wird. Dieser Ausgangswert liefert einen konkreten Vergleich für die Auswertung. Danach prüfen wir, ob Zeit eingespart wird und die Ergebnisse den vereinbarten Qualitätsmaßstab erfüllen. Auch die Einbindung in den bestehenden Ablauf betrachten wir. Welche Kriterien zählen, hängt vom Anwendungsfall ab. Bei einer Schreibhilfe kann es zum Beispiel um die Qualität der ersten Entwürfe und den anschließenden Korrekturaufwand gehen.

Gemeinsam legen wir fest, welche Aufgabe das System übernimmt und welche Informationen es verwenden darf. Wir bestimmen, an welcher Stelle ein Mensch die Ergebnisse prüfen muss, und vereinbaren passende Auswertungskriterien. Ein Pilot könnte Beschäftigte beim Formulieren einer Antwort unterstützen. Prüfen und versenden würde sie weiterhin die zuständige Person.

Die Auswertung ist ebenso wichtig wie die Einrichtung. Wir prüfen, ob der Pilot bei der gewählten Aufgabe hilft, wo die Ergebnisse Schwächen zeigen und welcher zusätzliche Aufwand für das Team entsteht. Auch Ausnahmen verdienen Aufmerksamkeit. Bei alltäglichen Anfragen kann ein System gute Ergebnisse liefern und bei unvollständigen oder ungewöhnlichen Fällen trotzdem eine klare Übergabe an einen Menschen brauchen. Die Auswertung kann für eine breitere Einführung sprechen. Sie kann ebenso zeigen, dass der Ablauf angepasst oder der Versuch beendet werden sollte.

Nach der Auswertung kann ich auf Wunsch weitere mögliche KI-Anwendungsfälle im Unternehmen untersuchen. So erhält die Geschäftsleitung eine fundiertere Grundlage, um die nächsten Vorhaben zu priorisieren.

Fragen zu DSGVO und EU AI Act gehören in die Planung

Fragen zur Compliance lassen sich leichter klären, solange ein Anwendungsfall noch geplant wird. Bei einer Prüfung schauen wir darauf, welche Daten in ein System gelangen und welcher Anbieter sie verarbeitet. Wir prüfen auch, welche Vertrags- und Sicherheitsinformationen vorliegen, und überlegen, wie Beschäftigte wichtige Ergebnisse kontrollieren können. Je nach Verarbeitung oder möglichen Auswirkungen sollte eine Datenschutzbeauftragte, ein Datenschutzbeauftragter oder eine Rechtsberatung einbezogen werden. Auch die Vertragsbedingungen des Anbieters und sein Umgang mit Daten verdienen eine genaue Prüfung. Aus den öffentlich sichtbaren Funktionen eines Werkzeugs lässt sich kaum ableiten, wo eingegebene Informationen gespeichert oder wie sie verwendet werden. Klären Sie diese Punkte, bevor Unternehmensdaten in das System gelangen.

Der EU AI Act folgt einem risikobasierten Ansatz und wird schrittweise wirksam. Laut Europäischer Kommission gelten die Vorgaben zur KI-Kompetenz seit dem 2. Februar 2025. Für weitere Pflichten gelten unterschiedliche Termine; sie hängen unter anderem vom System und der jeweiligen Rolle in der Lieferkette ab. Deshalb sollte jedes Vorhaben einzeln betrachtet werden. Einen Überblick geben die Fragen und Antworten der Kommission zur KI-Kompetenz und ihre Informationen zum EU AI Act.

Diese Arbeit unterstützt fundierte Entscheidungen und geeignete Schutzmaßnahmen. Die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften bleibt beim Unternehmen. Bei bestimmten Fragen ist eine Rechtsberatung sinnvoll.

Schulen Sie Führungskräfte und Beschäftigte passend zu ihrer Rolle

Die Geschäftsleitung braucht ein realistisches Verständnis der Möglichkeiten und Grenzen von KI. Eine Schulung hilft dabei, bessere Fragen zu geplanten Vorhaben zu stellen. Führungskräfte können die Ergebnisse eines Piloten einordnen und voraussichtliche Kosten besser einschätzen. Außerdem wird klarer, an welchen Stellen menschliche Kontrolle wichtig ist.

Beschäftigte brauchen eine Anleitung, die zu ihrem Arbeitsalltag passt. Sie sollten wissen, welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Informationen sie eingeben dürfen und wie sie KI-generierte Inhalte prüfen. Ebenso wichtig ist ein klarer Umgang mit fehlerhaften Ergebnissen. Praktische Übungen mit vertrauten Aufgaben helfen dabei, diese Regeln im Alltag anzuwenden.

Die Europäische Kommission erklärt zur KI-Kompetenz, dass Organisationen Maßnahmen für die Kompetenz der Personen ergreifen sollen, die KI in ihrem Auftrag nutzen oder betreiben. Dabei sollen die Kenntnisse und Erfahrungen der Beschäftigten sowie der Nutzungskontext berücksichtigt werden. Die Schulung gehört deshalb in die Einführungsplanung. Die nötige Orientierung sollte bereitstehen, bevor Beschäftigte mit den Systemen arbeiten.

Der erste Schritt ist ein Gespräch

Eine vollständige KI-Strategie kann später entstehen. Bringen Sie eine wiederkehrende Aufgabe oder eine konkrete Frage aus Ihrem Team in ein kostenloses Erstgespräch ein. Gemeinsam können wir prüfen, ob sich eine genauere Betrachtung lohnt. Anschließend entscheiden wir, ob eine Bestandsaufnahme mit Pilotprojekt zu Ihrem Unternehmen passt.